Por Julio Cesar S. Santos
“O tempo é o nosso recurso mais escasso. Se ele não for administrado, nada mais pode ser administrado” (Peter Drucker).
Geralmente, os negócios se ocupam da gestão inteligente de alguns recursos como a gestão de capital, de materiais, de recursos humanos, gestão da informação e a gestão do tempo.
Os quatro primeiros recursos podem ser manipulados pelo homem, uma vez que o capital poderá ser aumentado, gasto ou mantido; recursos humanos podem ser substituídos e a informação pode ser obtida. Mas, o tempo é único e você não o consegue tempo a mais. O tempo é o único recurso que deve ser gasto (investido ou desperdiçado) no momento em que o possuímos. Dessa forma, a própria noção do tempo é um paradoxo, pois você só pode administrar a si mesmo em relação ao tempo.
Você não pode decidir se vai gastá-lo, mas somente como irá fazê-lo, pois uma vez desperdiçado seu tempo ele terá passado e você não poderá substituí-lo. A boa administração do tempo é o fator mais importante na administração de si mesmo, de seu trabalho e até dos outros. Não tente conquistar o tempo; trabalhe com ele; transforme-o em um amigo.
Verifique as maneiras pelas quais controla agora o seu tempo disponível. Ninguém tem controle total sobre sua agenda diária; pois alguém, ou algo, sempre requer sua atenção. Mesmo dentro do tempo já estruturado, você tem a oportunidade de selecionar quais as tarefas que tratará e com qual prioridade. E, ao exercer suas escolhas, começará a controlar melhor seu tempo.
Os princípios da administração eficaz do tempo estão estabelecidos nas etapas abaixo:
o Faça uma lista: nada será feito até que esteja em uma “lista de coisas a fazer”. Mas, uma vez que haja uma lista, todas têm uma chance.
o Atribua prioridades: o que deve ser feito primeiro?. E a seguir ?. Arrume os itens de sua lista por ordem de importância.
o Faça primeiro o mais importante: a mais alta prioridade é mais importante, por razões que você mesmo determina.
o Não tolere interrupções: nem mesmo de uma oferta grátis de inspeção sanitária, porque além disso você nem mesmo atenderá ao telefone
o Mantenha-se no item, até que o tempo acabe: reinicie o trabalho no momento em que o tempo estiver disponível novamente. Sempre estará.
o Trabalhe no item 1 até que o tenha terminado: então inicie o item 2, que agora passará a ser o item 1
2. Como Evitar Atrasos Auto-infligidos
Muitas atividades consumidoras de tempo não estão sob seu controle, tais como :
o Comparecer a formatura da filha de seu chefe
o Seu melhor Cliente interessou-se em assistir uma peça de teatro na sua cidade
o Um compromisso imprevisto na Receita Federal
Nesses casos pergunte-se o que aconteceria se você não comparecesse. Seu senso global de prioridades o leva a dar atenção a algumas surpresas externas. O Gerente eficaz acolhe com prazer as tomadas de decisão; elas são a razão do seu salário. Em cada caso, tente obter tantos fatos quanto possíveis, porque você nunca conseguirá reuni-los completamente. E quando obtiver todos os que puder, tome a decisão.
A maioria das distrações vem dos outros, mas a menos que as combata elas também podem se configurar como auto-infligidas. Use esses remédios para evitar os atrasos auto-infligidos:
o Quando lhe passarem o trabalho de outra pessoa, devolva-o com tato, mas firmemente.
o Não gaste mais tempo que o necessário atendendo visitantes. E não retire tempo da sua programação para visitar inesperadamente as pessoas.
o Se precisar sair do escritório, limite esse tempo e não o ultrapasse.
Programe as viagens para períodos contínuos e agrupe cuidadosamente seus compromissos.
