Por Christian Barbosa /Você SA.
Ter mais tempo está na lista das coisas que as pessoas mais querem para 2012. Fiz uma lista de 7 itens básicos que você deve fazer para começar a ter mais tempo no ano que vem!
1. Descubra como utiliza seu tempo – Todas as tarefas que você realiza são distribuídas em uma das esferas da Tríade do Tempo, existem:
– atividades urgentes – em que o prazo está curto ou acabou,
– atividades importantes – que trazem resultado e possuem tempo para serem realizadas e
– atividades circunstanciais – que não agregam valor e fazem você apenas perder tempo.
Sabendo a forma como utiliza seu tempo ajudará você a se planejar, pois seu foco será reduzir as atividades urgentes (priorizando-as para que sejam eliminadas rapidamente), aumentar as tarefas importantes (que ajudam a reduzir as urgências e mantém você equilibrado) e eliminar as circunstanciais (aprendendo a dizer não ou simplesmente excluí-las da sua rotina).
2. Planeje-se! – Ter mais tempo para vida pessoal e profissional é prevenir problemas e priorizar aquilo que você quer. Esso é o processo de antecipação que é fundamental na gestão de tempo. Para isso, planeje sua semana com antecedência ou pelo menos 3 dias a sua frente, veja o que pode gerar urgências e crie atividades de prevenção.
3. Escolha uma ferramenta – agenda, Iphone, Outlook, Neotriad, caderno, etc – que faça com que você tire as pendências e tarefas da cabeça e as centralize em um lugar confiável. Utilize essa ferramenta para se planejar e antecipar seus problemas.
4. Limite seu horário de trabalho – Muitas vezes precisamos de horas extras para conseguir cumprir todas as prioridades do dia. Isso acontece porque sabemos que temos esse tempo adicional. Se fosse uma obrigação você sair exatamente no seu horário (algo do tipo quando apagam as luzes do escritório) com certeza você seria mais centrado e por conseqüência mais produtivo. Experimente criar esses “limitadores” para você no dia-a-dia.
5. Ache um hobby – descubra algo que gosta de fazer e priorize na sua agenda. Quando fazemos coisas que nos trazem descanso, conforto e satisfação, temos a tendência a ir em direção desses compromissos e evitaremos ao máximo que o dia seja desfocado (você já reparou que quando um homem no escritório joga futebol com amigos durante semana, como ele sempre consegue sair no horário naquele dia?)
6. Organize seu local de trabalho, sua papelada, suas revistas e seus armários. Estima-se que uma pessoa gasta 40 minutos por dia localizando informações… e isso é muito tempo perdido.
7. Priorize seu dia, todos os dias! Faça uma lista de atividades que precisa executar no dia, calcule a duração de cada tarefa (para checar se dá tempo de fazer tudo) e ordene na seqüência de execução. Foque nessa lista.
Tempo é um ciência, aplicando uma metodologia você terá resultados mais cedo ou mais tarde. O problema é que muita gente desiste e não consegue ter os resultados! Não deixe a gestão do recurso humano da pessoa mais importante da sua vida ficar em segundo plano em 2012!
